Приемы, которые можно использовать при написании деловых писем

Деловая переписка по своему характеру существенно отличается от привычной для нас обычной переписки. В ней мы не можем использовать формальные выражения и сленги, потому что это показатель низкого культурного уровня. Помимо всего прочего, существует определенная стилистика ведения деловых переговоров. Если вы от нее будете отходить, то это может испортить отношения с вашим бизнес-партнером. Как правило, общение в корпоративной сфере завязано на холодных контактах с незнакомыми людьми. Они априори не могут быть для вас друзьями, по крайней мере, на первоначальном этапе сотрудничества. Если вы неправильно себя поведете, то это может вызвать лишние сомнения со стороны человека. Это фактор, который играет против вас, и никак не пойдет вам на пользу.

Первое правило, которого стоит придерживаться в деловом общении – это почтительное обращение и выражение уважения к своему коллеге. Подчеркивать этот тон можно при помощи обращения на имя и отчество. В западном мире такого понятия нет, однако ваше обращение должно быть корректным. Не рассыпайтесь в комплиментах при деловой переписке и старайтесь вести себя безэмоционально. Это не значит отстраненно. Нужно просто касаться сути дела, и выдавать четкие ответы на интересующие вопросы. В деловой переписке постарайтесь последовательно излагать свои мысли, придерживаясь сути разговора. Для подтверждения своих суждений вы можете прикреплять документы, презентации и прочие вспомогательные материалы. Стоит отметить, что для отправки документов лучше всего использовать формат PDF. Для редактирования материала вы можете просто сделать перевод PDF в Word, и вносить правки.

Помните о том, что деловая переписка не терпит длинных предложений. Занятый человек, тем более, если вы обращаетесь к нему в первый раз, не будет читать ваши тирады, а в лучшем случае просто скачает прикрепленный в письма файл. Ваши мысли должны быть изложены в первых 3 предложениях. На основании этой информации человек автоматически принимает решение, читать ли ему текст дальше, или отправить его прямиком в мусорную корзину. При этом, ваши слова должны складываться в простую причинно-следственную цепочку, для того, чтобы не пришлось ломать голову над сутью предложения. Вам нужна конкретная цель. Постарайтесь использовать однородный шрифт и выделять подпункты в письме для более простого восприятия. Остальное – это дело техники.  Не допускайте распространенных ошибок менеджеров, и тогда у вас получится быстро налаживать коммуникации в любой обстановке.